上理基金〔2020〕1号
第一章 总则
第一条 为规范上海理工大学教育发展基金会（以下简称“基金会”）档案管理工作，有效保护和利用档案，充分发挥档案的作用，为基金会及社会服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等相关法律法规，并结合本基金会实际情况，制定本办法。
第二条 本办法所称的档案，是指基金会管理、活动中直接形成的对基金会、社会和个人具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。档案是基金会不可再生的宝贵财富，是记录基金会建设发展的重要依据。
第三条 档案归档工作由基金会办公室负责统筹，各二级基金会配合完成。基金会各类收发文件，由基金会办公室备案登记，随时收发，随时登记。
第四条 基金会在二级基金会设兼职档案员，负责本单位档案材料的收集、立卷及归档等工作。
第二章 档案分类
第五条 结合基金会实际情况，基金会档案分为：
（一）登记材料。包括基金会申请成立登记、变更登记备案中所形成的文字材料。
（二）年度检查材料。包括登记管理机关要求报送的年检材料及批复及基金会法人登记证书、组织机构代码证等年检记录。
（三）重要资料。包括：
1、筹款项目书及与有关人士、单位、组织的重要来往信函、电子邮件等；
2、捐款人（机构、组织）有关信息资料；
3、基金会领导参加有关重要会议发言稿及会议相关材料。
（四）项目管理材料。包括：
1、捐赠协议、主次表、项目管理办法等；
2、基金会承办的捐赠仪式、颁奖仪式等重要活动材料；
3、项目实施过程中产生的具有保存价值的不同载体的文件、影音材料等。
（五）资金运作相关材料。包括理财产品协议、理事会决议等。
（六）财务相关材料。包括基金会财务管理和会计核算的材料，如会计帐册、报表、审计报告等。
（七）日常管理材料。包括:
1、基金会理事会议材料（会议议程、决议、纪要、及会议记录等）；
2、基金会收文、发文登记、用印（公章）登记、使用法人证书、代码证登记等；
3、工作总结及计划；
（八）著名人物材料。主要内容包括历届理事会成员、知名校友及对基金会发展有重大贡献者等，在管理等活动中形成的具有保存价值的不同载体材料。
第三章 基金会档案管理内容
第六条 建立健全平时归卷制度，按照档案材料的自然形成规律，由专(兼)职档案管理人员对档案材料系统整理立卷及归档。
第七条 办公室应根据业务范围及当年工作任务，编制平时文件
材料归卷使用的《案卷类目》。《案卷类目》的条款必须简明确切，并编上条款号。档案材料归档时间：在次年6月底前归档。
第八条 基金会档案管理工作的主要任务是：及时收集、整理和保管好基金会的档案材料，维护基金会档案材料的完整与安全；定期向上海理工大学档案馆报送目录数据。
第九条 基金会根据实际情况，明确由承办人员负责基金会材料的收集、整理，立卷后移交档案管理人员归档和管理。对于涉密档案，档案管理人员应严格执行保密制度。
第四章 档案的管理及使用要求
第十条 基金会材料按照上海理工大学档案馆的归档要求进行归档，由学校档案馆统一保管存储地设有防火、防盗、防渍、防有害生物等安全设施,确保档案的安全保管。
第十一条 查阅利用基金会档案，须按照上海理工大学档案馆的查阅利用要求进行。
第十二条 非基金会工作人员如有需要利用档案，须经相关部门批准并经基金会办公室主任同意方可查阅；
第十三条 档案材料一般只提供复印件，原则上不得外借，特殊情况外借须经基金会办公室主任批准并备案。档案利用人应按时归还，严格遵守阅档制度，维护档案的完整和安全，不得遗失、污损、涂改、分拆和转借，注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。违规者，视情节轻重，上报依法处理。
第五章 附 则
第十四条 本办法由上海理工大学理事会审议通过，自发布之日起施行。
第十五条 本办法由基金会办公室负责解释。
上海理工大学教育发展基金会
二〇二〇年四月
